個人でバックアップやデータ共有を目的としてクラウド型のサービスを使う人も多いかと思います。私もはじめDropbox利用していましたが、会社と自宅とのデータ共有が情報漏えい防止から厳しくなり、Dropboxを利用しようとすると、警告が出たり作業履歴が残るようになり使えなくなりました。そこで、今回はIT資産管理ツールを回避できるクラウド型データ共有サービスを見つけましたのでご紹介したいと思います。
IT資産管理ツールとは？
今やどの企業も情報漏えいを防止するために、IT資産管理ツールを導入されているのではないでしょうか。IT資産管理ツールとは、社員一人一人のパソコン操作を管理して、会社のパソコン内にあるデータを不正に流出していないか、会社のパソコンを使って仕事以外にウェブサイトなどの余計なことをしていないかなど監視するソフトです。
例えば、こんなソフトです。
https://www.lanscope.jp/cat/
このソフトができる具体的な機能としては、
・パソコンの操作ログ管理
・WEBアクセス管理
・USBメモリなどのデバイス制御管理
・メールの送受信管理
・アプリID監査
・ファイルサーバー監査
・不正PC遮断
などがあります。
IT資産管理ツールといったキーワードで検索すれば、類似ソフトは山ほど出てきます。例えばですが、うちの会社だと業務に関係のないWEBサイトを閲覧すると、ディスプレイの右下あたりにポップアップで警告が出てきます。
「この操作は記録して報告しましたよ」的な感じで。
アマゾンや楽天で買い物などショッピングカートのボタンを押すと、同じようにポップアップで警告が出てきます。また、退職者のパソコンは一旦、情報管理部にパソコンを預けられて、パソコンの中身を調べられます。
パソコンの中にあるデータをチェックするのはもちろん、自分のパソコンからデータを外部に持ち出した場合は履歴が残るので、
いつ、どのデータを、どの容量で持ち出したのかがすぐにバレます。怪しい人はすぐに呼び出され事実確認され処分されます。
ある部署では、怪しい人は上司にマークされリストアップされたのち、情報管理部で普段のパソコン操作履歴を監視されます。
WEBサイトの閲覧などで警告が多ければ、すぐに呼び出され注意されます。
うちの会社でも社内でわざわざエロサイトを見るバカはいませんが、病んでいるキーワード、例えば”自殺”とか”ナイフ”とかで検索している人はいるようで、そういう人たちはすぐに事情聴取されています。
このように、業務とは関係のないパソコン利用や情報漏えいを防止する目的で、会社はIT資産管理ツールを導入しているのです。働く社員としては息苦しさを感じますし、インターネットの閲覧ぐらいと思いますが、経営サイドとすれば当然サラリーを払うわけですから、当然といった感じでしょうね。
IT資産管理ツールを回避できるクラウドストレージサービスとは何？
クラウドストレージサービスと言えば、boxやGoogleドライブ、Dropbox、Amazon Drive、yahooボックスなど数多くあります。利用する目的は、自宅PCと会社PCのデータ共有、もしくはスマホと会社PCのデータ共有です。クラウドサービスを利用する前は、スマホで撮った写真をいちいちメールで送っていました。写真だけならまだいいのですが、エクセルやワードとなると容量も結構ありますよね。
クラウドサービスはそんな悩みを解決してくれる良いサービスなのです。私は当時、Dropbox(有料版2TB)を利用していました。すべての設計資料は会社のパソコンに保存するのではなく、会社のパソコンからDropboxを立ち上げ、その中に保存します。
そうすれば、仮に退職するときも慌てて、こそこそデータを抜き取る必要がありません。普段の業務の進行がそのまま自宅でも見れるのです。改めてデータを上書きする手間もなくなります。
一応、クラウドストレージサービスまとめを紹介しておきますね。
[メリット] ・パソコン、スマホどちらからもデータを見れる・スマホの写真も自動でパソコンへアップデートしてくれる
・会社と自宅とデータ共有できる
・家族と自分とデータ共有できる
・スマホと自分とデータ共有できる
私はこれまではDropboxを使っていたのですが、２年ほど前からうちの会社にIT資産管理ツールが導入されました。
すると、はじめは会社側もやんわり
「監視しているよ。業務の邪魔はしませんのでご安心を」
的なニュアンスでしたが、最近では、
「ガッツリみてるから、ヘンな真似するなよ」
的なニュアンスに変わってきました。コワ！
このように、最近ではどこの会社もIT資産管理ツールが導入されてきたので、会社でのパソコン操作が監視されてデータ共有化が難しくなってきている状況になっていると言えます。もちろん、これまで私が利用してきたDropboxは監視されてしまい、会社では利用できない状況にまで追い込まれています。
ただ、どうしてもクラウドストレージサービスを使ってデータ共有化をしたかった私は調べた結果、IT資産管理ツールの盲点に気づいたのです。それは「Microsoft社のOneDrive」を逆手にして利用する、ということです。
※これはすべての人に該当するわけではありません。一部です。
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これはMicrosoft社のoffice365を利用していることが条件なのですが、office365を利用していて、且つOneDriveを会社として推奨していることが条件なので、すべての人に当てはまる条件ではありません。
うちの会社の場合、中国に工場があるためそちらとのやり取りにOneDriveを使っていました。会社としてOneDriveの利用は認められていました。OneDriveは会社で個人のアカウントを持つことができますが、もちろん個人のアカウントでもログインできます。ウェブサイトのアクセス先がOneDriveならば警告でませんし、ログイン先をパスワードで変えるだけなので普通に利用できます。
ただ、office365を使っていてもOneDriveは使っていないという人もいるかと思いますが、そういった方もOneDriveの利用をおすすめします。
たくさんクラウドソーシングサービスがありますが、大体のソフトはいずれマークされてしまいます。OneDriveもマークされると思いますが、会社でoffice365導入と同時にクラウドソーシングサービスの促進を行えば、カムフラージュできますからね。
ということで、今回はIT資産管理ツールを回避できる方法をご紹介しました。今現在困っている人も、これからの人も会社で働く人はデータ共有化気を付けてくださいね。
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